Sinds het collegejaar 2018-2019 werken alle examencommissies van de verschillende faculteiten van de Haagse Hogeschool (HHS) met OSIRIS Zaak. Dat ging niet zonder slag of stoot, weet Pieter Boon. Als consultant van CACI en expert op het gebied van zaakgericht werken binnen het onderwijs, was hij vanaf november 2017 betrokken bij de implementatie van OSIRIS Zaak. “Intussen staan nut en noodzaak hier niet meer ter discussie, maar dat heeft wel even geduurd.”

Het was tot voor kort niet mogelijk om techniek op universitair niveau te studeren in Amsterdam. Dat gaat met ingang van het nieuwe collegejaar 2019 veranderen. De Universiteit Twente (UT) en de Vrije Universiteit in Amsterdam (VU) hebben de handen ineengeslagen en bieden een nieuwe bachelor aan onder de naam ‘Mechanical Engineering’. Een unieke studie waarbij twee instellingen samen één studie aanbieden in zowel Amsterdam als in Enschede en ook samen één diploma afgeven.

Waar een flinke Universiteit het over tienduizenden studenten heeft, gaat het bij DUO over miljoenen studenten en al hun afgeleide informatie zoals: vooropleidingen, diploma’s en natuurlijk de Studiefinanciering. Met verschillende BI-teams werkt DUO continu aan de informatielevering aan het ministerie en de betreffende instellingen. 

Vanaf het moment dat mijn twee dochters naar school gingen, werd ik betrokken bij het hedendaagse onderwijs. Tegenwoordig zit ik voor mijn werk dagelijks met onderwijsinstellingen aan tafel. Samen hebben we het over de uitdagingen waar het onderwijs voor staat: kwaliteit, kostenbeheersing, flexibilisering, internationalisering en automatisering. Tussen al die verschillende aandachtsgebieden met al die uitdagingen staat één ding altijd voorop: het leveren van goed onderwijs. En dat thema was ook de klik toen ik Liesbeth Schöningh ontmoette, die van ‘goed onderwijs’ haar visitekaartje had gemaakt.

Met het aansluiten van Van Hall Larenstein en iPabo op OSIRIS is het aantal instellingen dat van het pakket gebruik maakt op 35 gekomen. Van deze 35 klanten werken er 23 in OSIRIS SaaS. In juni volgend jaar komt daar de Erasmus Universiteit bij. Ook van de Studenten App wordt steeds meer gebruik gemaakt. Intussen zijn er zeven hogescholen en universiteiten waar studenten met de app werken. Daar worden binnenkort er nog drie aan toegevoegd. OSIRIS Link, waarmee verschillende systemen met elkaar kunnen worden gekoppeld, is bij 12 instellingen in gebruik.

Erasmus without paper (EWP) is een Europees programma dat een elektronisch datanetwerk ontwikkelt waarmee gegevens van studenten kunnen worden uitgewisseld. In plaats van papieren en formulieren voorziet EWP in een format waarmee actuele data ‘real time’ kan worden opgehaald en worden verwerkt tot informatie. EWP is geïnitieerd door verschillende organisaties als opleidingsinstituten, dataproviders, bedrijven, uitwisselingsprogramma’s en de Europese Commissie.

Voor elke onderwijsinstelling is een waterdicht debiteurenbeheer essentieel. Het gaat immers om veel geld. Bij het reguliere HBO en WO-onderwijs gaat het al snel om duizenden studenten, die elk ruim € 2.000 aan collegegeld betalen. Reken maar uit. En ook in het contractonderwijs vormen de inkomsten van de studie- en cursusgelden de primaire voorwaarde voor het bestaan. Door OSIRIS aan het financiële systeem te koppelen, worden alle gegevens uitgewisseld die voor het innen van de gelden noodzakelijk zijn. OSIRIS, financiële administratie en de bank communiceren met elkaar tot de student volledig is ingeschreven. Als alles goed is ingericht, kan er weinig misgaan.

Een proces digitaliseren in 12 tot 14 weken

De Erasmus Universiteit Rotterdam zet zaakgericht werken in om de dienstverlening aan studenten te digitaliseren. De eerste zaak implementaties waren niet gemakkelijk. Best logisch, want de methode van zaakgericht werken en het gebruikte systeem waren allebei nieuw. Ilona Heeres en Manon de Jong hebben deze ervaringen gebruikt om een eigen aanpak voor implementatie uit te dokteren. En met succes: een zaak (proces) wordt nu binnen 12 tot 14 weken geïmplementeerd.

Toen Ger Boonen ruim zes jaar geleden in dienst trad bij de Radboud Universiteit, was daar net de keus gemaakt om met OSIRIS te gaan werken. De implementatie moest nog beginnen en daar kon Ger als hoofd onderwijsbureau bij de faculteit Natuurwetenschappen meteen aan meewerken. Intussen maakt de Radboud Universiteit gebruik van verschillende modulen van OSIRIS en is Ger directeur Studentenzaken.

Project ‘Digitalisering Studentverzoeken’ met OSIRIS Zaak.

Mag je van studenten verwachten dat ze zich persoonlijk bij de balie melden met de juiste papieren in de hand? Eigenlijk niet. De huidige student leeft en denkt digitaal. Vandaar dat Universiteit Utrecht (UU) eind 2015 is gestart met het project ’Digitalisering Studentverzoeken‘. Het project is inmiddels afgerond, dus een goed moment om te praten met Arjan Smit, de verantwoordelijke projectmanager van UU.